Блог з публічних закупівель

Як оформити протокол уповноваженої особи

Як оформити протокол уповноваженої особи


Нерідко у замовників виникають питання щодо порядку оформлення протоколів уповноваженої особи. Якщо питання стосуються змісту таких документів, то на порталі radnuk.com.ua вам стане в пригоді рубрика «Зразки документів», яка доступна за посиланням.
Ми ж сьогодні поговоримо про обов’язкові реквізити протоколу. Чи має бути у протоколі найменування замовника, дата складання, підпис тощо? Відповіді на ці та інші питання — далі у матеріалі.

01.07.2020 прийнято наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» № 144. Цим наказом був введений в дію з 01.09.2021 ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (надалі — ДСТУ 4163:2020).
ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (пункт 1.1 ДСТУ 4163:2020).
Протоколи уповноваженої особи створюються у процесі діяльності замовника, а замовниками є органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші установи, підприємства, організації. Саме тому ми можемо цілком правомірно керуватися ДСТУ 4163:2020 під час вирішення питання правильності оформлення протоколів уповноваженої особи.
Почнемо власне з переліку реквізитів протоколу. Так, пунктом 4.4 ДСТУ 4163:2020 передбачено, що документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити (нумерація реквізитів за ДСТУ 4163:2020): найменування юридичної особи (04), назва виду документа (09) (не зазначають на листах), дата документа (10), реєстраційний індекс документа (11), заголовок до тексту документа (19), текст документа (20), підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
Більш детально хочемо зупинитися на питанні проставляння підпису на протоколі уповноваженої особи. Нерідко на навчанні слухачі висловлюють думку про те, що, мовляв, немає необхідності підписувати протоколи, що в ЕСЗ достатньо завантажити протокол у форматі doc/docx. Дозвольте з цим не погодитись і ось чому: підпис є обов’язковим реквізитом документа, без підпису документ недійсний. А протоколи у форматі doc/docx є лише проєктами документів, створення яких не завершене, оскільки підпису на них немає.
Як же має виглядати підпис? Відповідно до пункту 5.22 стандарту підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Ось ще одне підтвердження: документ має містити особистий підпис, виключення встановлені лише для електронних документів.
Якщо ж документ створюється у формі електронного документа, то особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до законів України (пункт 5.22 ДСТУ 4163:2020).


Підведемо підсумки:
  1. Якщо ви створюєте протокол уповноваженої особи на паперовому носії, маєте включити до нього всі необхідні реквізити, завершити створення документа шляхом проставляння особистого підпису і тільки потім можете оприлюднити такий протокол в ЕСЗ (за потреби такого оприлюднення).
  2. Якщо у замовника запроваджений електронний документообіг, то в уповноваженої особи є можливість створити протокол уповноваженої особи у формі електронного документа, підписати його електронним підписом і далі використовувати його у своїй діяльності відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі».

Вдалих вам закупівель!