Чи потрібно завантажувати обґрунтування як документ Word

Питання: Підкажіть, будь ласка, згідно з підпунктом 6 пункту 13 Особливостей ми завантажуємо договір та обґрунтування. Обґрунтування ми скидаємо у PDF-файлі, чи й у Word теж потрібно? Це не стосується закупівлі Ukraine Facility.

Відповідь: Вітаємо! Обґрунтування застосування підстави для здійснення закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей (зокрема, підпункту 6) оприлюднюється разом зі звітом про договір. Це обґрунтування має бути підготовлене у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа, який готується уповноваженою або іншою службовою особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника.

Оскільки цей документ є розпорядчим рішенням або документом, що має бути погоджений керівником, він повинен мати певні обов'язкові реквізити для такого типу документів (наприклад, підпис керівника та, можливо, печатку).

Водночас документ Word (формати DOC/DOCX) має формат текстових даних, який, попри свою структурованість, є редагованим. Отже, керівник не затвердить Word (як «сирий», змінний файл). Таким чином, навіть якщо документ створювався у Word, для офіційного затвердження він переводиться у фінальну форму (наприклад, роздруковується і підписується, або підписується електронним підписом у системі документообігу).

Вимога щодо машинозчитувального формату у закупівлях «прозорого будівництва»:

Хоча формат DOC(X) є одним із перелічених форматів для машинозчитувальних текстових даних, обов'язкова вимога розміщувати документи одночасно у форматі PDF та машинозчитувальному форматі (наприклад, DOC) стосується насамперед:

—  договору про закупівлю (якщо це роботи або поточний ремонт).

—  додатків до договору, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси (у рамках «прозорого будівництва»).

Водночас вимога про обов'язкове оприлюднення обґрунтування застосування підстави за пунктом 13 Особливостей у машинозчитувальному форматі (наприклад, DOCX) прямо не встановлена, тому достатньо оприлюднити його як затверджену копію у PDF-форматі.

Рекомендуємо ознайомитись зі статтею «Обґрунтування закупівлі: зразки».

Запрошуємо на навчання «Підвищення кваліфікації для уповноважених осіб».