Щодо зберігання документів УО

Питання: Чи повинна ставити підпис та печатку УО на тендерній документації при зберіганні?

Відповідь

Вітаю! Відповідно до пункту 5 частини 5 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) система збереження даних зберігає не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.

Таким чином, у публічних закупівлях документи, завантажені замовниками й учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років. Закон не містить ані вичерпного переліку документів з питань публічних закупівель, ані універсального строку їх зберігання, на який могли б посилатися замовники та учасники.

Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону уповноважена особа (особи) — службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом.

Згідно з підпунктом 5 частини 10 статті 11 Закону та пункту 3.9 Примірного положення про уповноважену особу, затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 08.06.2021 № 40 (далі – Примірне положення), уповноважена особа забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом. Пунктом 3.4 розділу 3 Примірного положення визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Водночас Законом та Примірним положенням не передбачено проставлення печатки під час затвердження тендерної документації.  Також рекомендуємо скористатися зручним інструментом щодо строків зберігання документів. 

На порталі «Радник» у розділі «Книги» рекомендуємо ознайомитися з книгою «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель», де зібрано всю інформацію стосовно зберігання документів. Запрошуємо вас на офлайн-навчання  «Дводенне підвищення кваліфікації для замовників», що відбудеться 27 – 28.04.2023 о 10:00.