Щодо зберігання паперових документів
Питання: Підкажіть, будь ласка, які документи потрібно зберігати в паперовому вигляді, крім договору та протоколів уповноваженої особи? Дякую.
Відповідь
Вітаю! Законодавство не містить виключеного переліку документів, що мають бути в паперовому вигляді, та строки їх зберігання.Тому необхідно звернутися до інших нормативних актів, що регулюють загальне питання визначення строків для зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання, знищення тощо. Таким документом є Перелік типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884 (далі — Перелік № 578/5).
Законодавець Переліком № 578/5 поділив усіх замовників на дві групи:
– організації, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) (державні і комунальні організації), строки для їх зберігання передбачені графою 3 Переліку № 578/5;
– організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ, строки для їх зберігання передбачені графою 4 Переліку № 578/5. Акцентую вашу увагу на тому, що Закон про закупівлі не містить ані вичерпного переліку документів з питань публічних закупівель, ані універсального строку їх зберігання, на який могли б посилатися замовники та учасники. Тож слід керуватися Переліком № 578/5, який містить узагальнені назви відповідних документів та мінімальні строки їх зберігання в організаціях.
Детальнішу інформацію щодо зазначеного питання ви можете знайти у статті «Строк зберігання документів з публічних закупівель» та у книзі «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель». Також скористайтесь інструментом щодо строку зберігання документів: Строки зберігання закупівельних документів. Запрошуємо вас на навчання «Дводенне підвищення кваліфікації для замовників», що відбудеться 27 – 28.04.2023, 10:00.
Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель
Скористатися інструментом щодо строку зберігання документів ↗
«Дводенне підвищення кваліфікації для замовників»