У систему було завантажено додаткову угоду без додатка до неї. Як можна виправити цю ситуацію?

Питання: Вітаю! Замовник оприлюднив додаткову угоду, якою сторони погодили новий план фінансування. У систему було завантажено додаткову угоду в строк, встановлений законодавством (протягом трьох робочих днів з дня укладення). Через декілька днів замовник виявив, що додаткова угода завантажена без додатка з планом фінансування. Підкажіть, як можна виправити цю ситуацію та підвантажити той додаток? Завчасно вдячна за відповідь.

Відповідь: Вітаємо!

Оприлюднення додаткової угоди без додатка до неї є оприлюдненням неповної інформації. Це створює ситуацію, коли в електронній системі є запис про зміну, але не розкрито її суті (неясно, як саме змінився план фінансування). Пункт 19 Особливостей визначає вичерпний перелік підстав для зміни істотних умов договору про закупівлю після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі. Зміна плану фінансування (наприклад, через зменшення обсягів закупівлі або перерозподіл видатків) також підпадає під ці правила, а вимога оприлюднити зміни протягом трьох робочих днів залишається обов'язковою.

Аналіз практики моніторингів ДАСУ дозволяє класифікувати незавантаження додатка до додаткової угоди як порушення порядку оприлюднення інформації. Хоча фізично файл додаткової угоди присутній, інформація про зміну умов договору є неповною.

І тут важливо розмежувати два різні склади порушення:

— неоприлюднення інформації (повна відсутність будь-яких даних про зміни в системі),

— порушення порядку оприлюднення (інформація оприлюднена, але з порушенням вимог щодо змісту, форми або строків).

У випадку, якщо ви залишите ситуацію без виправлення, це може бути кваліфіковано як оприлюднення інформації не в повному обсязі. Однак якщо ви самостійно виявите помилку та виправите її (навіть з порушенням строку для конкретного файлу-додатка), це суттєво змінює картину, перекваліфіковуючи ситуацію у площину «усунення технічної помилки».

Найкращим шляхом виправлення ситуації є публікація нового повідомлення про зміни до договору, яке буде містити пропущений файл. Оскільки фактично нової додаткової угоди сторони не укладають, а лише дооприлюднюють частину існуючої, цей процес вимагає певного документального оформлення для уникнення питань з боку контролюючих органів.

Перш ніж вчиняти дії в електронній системі, уповноважена особа повинна створити правове підґрунтя для своїх дій. Таким підґрунтям є Протокол уповноваженої особи про виправлення технічної помилки (рекомендуємо скористатися зразком Протоколу щодо допущення технічних (механічних, формальних) помилок).

Цей документ виконує кілька функцій:

1. Фіксує факт самостійного виявлення порушення. Це важливо для застосування норм про малозначність порушення у разі перевірки.
2. Пояснює суть технічної дії. Оскільки в системі з'явиться «зайвий» запис про зміну договору, протокол пояснить, що це не дублювання угоди і не нова угода, а технічна правка.
3. Демонструє добросовісність замовника.

Після складення протоколу варто забезпечити його оприлюднення разом із пропущеним додатком. Після публікації перевірте відображення інформації на порталі. В історії змін має з'явитися новий рядок, а при розкритті цього рядка мають бути доступні завантажені файли (план фінансування та протокол).

Стосовно можливої відповідальності:

Найбільше занепокоєння уповноважених осіб у таких ситуаціях викликає загроза застосування штрафів. Частина 1 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає відповідальність за:

— неоприлюднення інформації про закупівлі,

— порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі.

Штраф за такі дії для службових (посадових), уповноважених осіб замовника становить 1700–3400 гривень (за перше порушення).

Якщо замовник завантажує додаток із запізненням (пізніше 3-денного терміну), формально відбувається порушення строків оприлюднення частини інформації. Однак в адміністративному праві важливим є поняття суспільної шкідливості та вини. Судова практика у справах про адміністративні правопорушення за статтею 164-14 КУпАП свідчить, що суди часто застосовують статтю 22 КУпАП («Звільнення від адміністративної відповідальності при малозначності правопорушення»), якщо:

1. Порушення було усунуто замовником самостійно до початку перевірки.
2. Порушення не призвело до викривлення результатів закупівлі або збитків бюджету.
3. Порушення має технічний характер (механічна помилка).

Наявність протоколу про виправлення технічної помилки є ключовим доказом відсутності умислу уповноваженої особи на приховування інформації. Це переводить дії особи із категорії «недбалість» у категорію «активне виправлення помилки», що є пом'якшувальною обставиною.

Державна аудиторська служба України під час моніторингу закупівлі перевіряє дотримання законодавства на всіх етапах. Якщо аудитор виявить розбіжність між текстом угоди (де згадано додаток) та наявними файлами, він може зафіксувати порушення.

Проте, якщо на момент моніторингу в системі вже буде завантажено виправлення (нова подія з протоколом), аудитор зобов'язаний врахувати цей факт. У такому разі висновок моніторингу може містити інформацію про порушення, яке було самостійно усунуто замовником, що зазвичай не тягне за собою накладення штрафу, оскільки мета державного контролю (забезпечення законності) досягнута діями самого замовника.

Окремо слід звернути увагу на сам документ, який не було оприлюднено. Якщо ви бюджетна установа, то план фінансування — це документ, що регламентує розподіл бюджетних асигнувань у часі.

Органи Державної казначейської служби України (ДКСУ) реєструють бюджетні зобов'язання на підставі поданих їм документів. Для реєстрації додаткової угоди ви подаєте в Казначейство укладену угоду з усіма додатками. Казначей бачить повний пакет документів і реєструє зобов'язання.

Відповідно до законодавства (наказ Мінфіну № 309), органи Казначейства перевіряють наявність закупівлі в ЕСЗ. Іноді їхній контроль обмежується перевіркою наявності звіту про укладений договір та ідентифікатора закупівлі. Однак можлива більш глибока звірка кожного завантаженого PDF-файлу.

Найбільший ризик полягає у ситуації, коли громадський контроль або ревізія ДАСУ (після завершення року) виявить розбіжність: у Казначействі оплати проходять за новим графіком, а в Prozorro висить старий графік (бо додаток з новим планом не завантажено). Це може бути розцінено як непрозоре використання коштів. Саме тому дозавантаження плану фінансування є критично необхідним.

Отже, виправлення ситуації з незавантаженим додатком (планом фінансування) до додаткової угоди є технічно можливим та необхідним кроком. Незважаючи на обмеження системи Prozorro, які забороняють редагування підписаних документів, механізм створення нової події (повідомлення про зміни) дозволяє легітимно доповнити інформацію.

Рекомендуємо ознайомитися з матеріалами: «Мінекономіки про можливість УО приймати рішення з оформленням протоколу щодо виправлення технічних (механічних, формальних) помилок» та «Три питання щодо виправлення помилок замовника з урахуванням Особливостей».

Запрошуємо на навчання «Онлайн-марафон для закупівельника 2.0: від початківця до експерта з публічних закупівель».