Зберігання документів
Питання: Якими нормами встановлено або передбачено термін зберігання протоколу уповноваженої особи та інших документів?
Відповідь: Вітаємо! Відповідно до пункту 5 частини 5 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» система збереження даних зберігає не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних. Таким чином, у публічних закупівлях документи, завантажені замовниками й учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років. Закон не містить ані вичерпного переліку документів з питань публічних закупівель, ані універсального строку їх зберігання, на який могли б посилатися замовники та учасники. Стосовно паперових документів слід звернутися до інших нормативних актів, що регулюють загальне питання визначення строків для зберігання документів; їх відбору на постійне чи тривале зберігання; знищення тощо. Таким документом є Перелік типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884.
Радимо вам ознайомитися зі статтею «Строк зберігання документів з публічних закупівель». А також рекомендуємо детально ознайомитися з електронною книгою «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель», яка тлумачить основні організаційно-правові засади життєвого циклу документів з питань публічних закупівель. Окрім цього, рекомендуємо переглянути інструмент, розроблений нашими фахівцями, в частині зберігання документів «Строки зберігання закупівельних документів».
Запрошуємо на офлайн-навчання в м. Київ «Дводенне підвищення кваліфікації для замовників», яке допоможе розібратися з актуальними питаннями в закупівлях.